Vous apprendrez dans cet article comment concevoir votre premier devis avec le logiciel de gestion commerciale Facture Office
Créer un devis avec le logiciel Facture Office
Le devis, également appelé proposition tarifaire, est un document qu’un fournisseur soumettra à un client potentiel (prospect). Ce document énumère les prix proposés pour les produits ou services du fournisseur. Il existe différentes manières de créer un devis en ligne. Consultez les captures d’écran ci-dessous pour comprendre comment faire.
Étape 1 : connectez-vous à votre compte. Ouvrez le menu Ventes en haut de l’écran : sous Ordres, cliquez sur Devis pour voir vos devis, ou sur le signe + à côté pour créer directement un nouveau devis.
Un nouveau devis s’ouvre. Choisissez d’abord le client souhaité et une personne de contact. Vérifiez également si les coordonnées de l’entreprise sont correctes, comme l’adresse et le numéro de TVA. La date du devis est renseignée comme le jour de création du document ; vous pouvez la changer vous-même. Vérifiez si la date d’échéance (30 jours par défaut) est correcte et entrez une date de livraison si nécessaire.
Ajoutez maintenant plusieurs produits ou services et la quantité souhaitée au devis. Vous pouvez également ajouter un texte d’introduction, un texte de clôture ou une pièce jointe. Vérifiez ensuite si les totaux sont corrects et n’oubliez pas de prévisualiser votre devis (Voir un aperçu) avant de l’envoyer.
Votre devis est maintenant prêt. Cliquez sur Finaliser en haut à droite, puis sur Finalisez et envoyez par courriel pour l’envoyer à votre client avec le PDF. Vous pouvez aussi simplement le finaliser, l’imprimer, ou l’envoyer avec approbation numérique.
Votre devis a été envoyé et se trouve maintenant dans la liste de vos devis, sous Ventes > Devis.
Recevez-vous une notification indiquant que le devis a été approuvé ? Dans la liste des devis, ouvrez le menu Modifier de la ligne concernée et cliquez sur Modifier l’état du devis.
Créez ensuite une facture directement à partir du devis : dans le même menu, cliquez sur Créer une facture.
Une nouvelle facture s’ouvre, remplie exactement avec les mêmes données et informations que le devis créé précédemment. Vérifiez que tout est correct, puis finalisez-la et envoyez-la.
Le logiciel de devis et factures transforme automatiquement votre devis en facture et le transmet au destinataire ! Cette dernière se trouvera désormais sous Ventes > Factures.